Hvordan tjekker jeg, om en leverandørs FSC- eller PEFC-certifikat er gyldigt

Kravene fra FSC og PEFC

Kravene til FSC står i sporbarhedsstandarden FSC-STD-40-004 V3-1. I skal have ajourførte oplysninger om alle leverandører af råvare til jeres FSC-produktgrupper, med navn, certifikatkode og de materialer, de leverer (2.1). Og I skal regelmæssigt slå jeres aktive FSC-certificerede leverandørers certifikater op i FSC’s database og verificere både gyldighed og produktgruppeomfang (2.2). Standarden nævner adressen info.fsc.org, som i 2026 afløses af FSC’s nye søgning på search.fsc.org.

Hvor tit “regelmæssigt” er, siger standarden ikke. Det fastlægger I i jeres egen procedure, og certificeringsorganet vurderer ved audit, om intervallet er tilstrækkeligt. Auditoren skal selv bekræfte, at råvare beskrevet som FSC-certificeret var dækket af et gyldigt FSC-certifikat og kom med de rette claims og koder (FSC-STD-20-011 V4-3, clause 6.1 h).

Hos PEFC skal I ved hver leverance med PEFC-claim verificere på PEFC’s hjemmeside, at leverandøren er dækket af et PEFC-anerkendt certifikat (PEFC ST 2002:2020, clause 5.1.2.1). Det er et gyldigt, akkrediteret certifikat udstedt af et PEFC-notificeret certificeringsorgan (3.31). I skal også gemme dokumentation for leverandørernes PEFC-certificerede status (4.4.1 a), og noten til kravet nævner en udskrift fra PEFC’s hjemmeside som eksempel.

Opslag i FSC’s database

Åbn search.fsc.org. Søgefeltet tager certifikatkode, licenskode eller virksomhedsnavn, og en del af koden er nok.
Søg på CoC-koden fra følgesedlen, for eksempel NC-COC-084271, og ikke kun på navnet. Handelsnavne kan give flere træffere.
Læs “Certificate status” i søgeresultatet. Den står for hvert certifikat sammen med certifikatkode, licenskode og land.
Åbn certifikatet med “View details”. Her står gyldighedsperioden (“Valid until” med dato), virksomhedens juridiske navn og adresse og eventuelle gruppemedlemmer eller lokationer under et gruppe- eller multisitecertifikat. Under “Products” står de produkttyper og claims, certifikatet omfatter.
Sammenlign navnet på certifikatet med navnet på følgesedlen, gyldighedsperioden med leveringsdatoen og produkttyperne med varelinjerne.

Statusværdierne er defineret under “Certification status” i FSC-STD-20-001 V5-0, reglerne for certificeringsorganer. Valid betyder, at certificeringen hverken er suspenderet, trukket tilbage, ophørt eller udløbet. Ved Suspended er den midlertidigt ugyldig for hele eller dele af omfanget, og ved Withdrawn er den trukket tilbage. Terminated betyder, at certificeringsaftalen er opsagt eller annulleret, af certificeringsorganet eller af virksomheden. Expired er et certifikat, der har nået sin udløbsdato uden at blive fornyet. Kun Valid giver ret til at sælge med claim.

Produkttyperne under “Products” følger FSC’s produktklassifikation, FSC-STD-40-004a V2-1, for eksempel W5 for savet træ, W6 for høvlede produkter og W9.6 for limtræ. Leverandøren skal holde sin liste over produktgrupper ajour (FSC-STD-40-004, clause 8.3), og det er den liste, certificeringsorganet lægger i databasen.

Opslag i PEFC’s database

Åbn pefc.org/find-certified. Siden hedder Find Certified og ligger på one.pefc.org, og formularen har felter for virksomhedsnavn, aktivitet, land, licensnummer, certifikattype, certifikatnummer, status og certificeringsorgan.
Vælg certifikattypen Chain of Custody, og indtast certifikatnummeret fra følgesedlen, for eksempel NC-PEFC/COC-084271. Hos PEFC har certifikatnummeret certificeringsorganets præfiks, og formatet varierer fra organ til organ.
Åbn virksomheden i resultatlisten. Her ser I adresse, certifikattype, gyldighedsperiode (“Valid from” og “Valid until”), certifikatnummer med status og licensnummer med status.
Læs afsnittet “Certified products”. Her står PEFC-produktkategorierne med kode og navn, for eksempel 30100 Sawnwood, det claim, der må bruges, og leverandørens sporbarhedsmetode.

PEFC’s database bruger statusværdierne Valid, Expired, Suspended, Withdrawn (non-conformity), Terminated (voluntary cancellation), Not PEFC recognized og Not issued. Kun Valid opfylder definitionen af et PEFC-anerkendt certifikat (PEFC ST 2002, clause 3.31). Produktkategorierne følger dokumentet PEFC Product Categories fra PEFC Council, og ifølge dokumentet bruger virksomheder databasen til at sikre, at produktet ligger inden for leverandørens certifikatomfang.

Hvad et opslag beviser

Et opslag beviser certifikatets status og omfang på det tidspunkt, I slår op: at leverandøren er certificeret, hvilket organ der har udstedt certifikatet, hvornår det udløber, og hvilke produktgrupper og claims det dækker.

Det beviser ikke claimprocenten på den konkrete levering. “FSC Mix 70%” eller “70% PEFC certified” er leverandørens egen erklæring om sin produktgruppe og sin claimperiode. Som modtager skal I bruge det procent- eller kreditclaim, der står på leverandørens dokumentation (FSC-STD-40-004, clause 10.2 og 11.4), og PEFC definerer claimet som leverandørens erklæring (PEFC ST 2002, clause 3.27). Registeret bekræfter, at leverandøren må afgive claimet. Om tallet på den enkelte følgeseddel er rigtigt, kontrollerer certificeringsorganet ved sin audit hos leverandøren.

Opslaget beviser heller ikke, at varen på lastbilen er den, dokumentet beskriver, at produktgruppen på linjen er omfattet, eller at leverandørnavnet på følgesedlen er certifikatholderens. Ved gruppe- og multisitecertifikater skal den lokation eller det medlem, der leverer, stå under certifikatet (PEFC ST 2002, note 2 til clause 3.31, og FSC’s liste over gruppemedlemmer og lokationer).

Dokumentation til auditoren

Auditoren skal kunne se, at opslaget blev gjort, hvornår, af hvem og med hvilket resultat. Gem derfor et tidsstemplet udtræk fra databasen og ikke kun en note om, at det er gjort. FSC Search kan levere et tidsstemplet certifikatudtræk, og til PEFC kan I bruge en udskrift fra hjemmesiden (noten til 4.4.1 a). Som minimum bør I gemme et skærmbillede med dato.

Sammen med udtrækket registrerer I certifikatkode, status, gyldighedsperiode, de kontrollerede produktgrupper, datoen for kontrollen og navnet på den, der kontrollerede. Læg det ved leverandørposten (FSC-STD-40-004, clause 2.1), og gem det i mindst fem år. Det kræver begge standarder for alle registreringer, der viser overensstemmelse (FSC-STD-40-004, clause 1.1 e, og PEFC ST 2002, clause 4.4.2).

Et årligt opslag fanger ikke en suspension

Et certifikat kan skifte status når som helst. Efter en suspension eller tilbagetrækning skal certificeringsorganet opdatere databasen inden for tre dage (FSC-STD-20-001, clause 7.11.10), og den suspenderede virksomhed skal selv orientere sine certificerede kunder skriftligt inden for tre dage (4.1.2.1 q). Den pligt hviler på leverandøren, så I kan ikke bygge jeres kontrol på, at brevet kommer.

En suspension kan vare op til tolv måneder, i særlige tilfælde atten (7.11.9). Tjekker I kun én gang om året, kan I have modtaget op til et års leverancer med claim fra en leverandør, der ikke måtte afgive dem. De kan ikke bruges som certificeret råvare, og når fejlen opdages ved audit, skal de findes og rettes bagud. Et opslag pr. leverance, eller en fast månedlig kontrol for leverandører med mange leverancer, holder tabet lille.

Kilder

Sådan gør Certlyo det automatisk

Certlyo slår leverandørens certifikat op i FSC’s eller PEFC’s database for hver følgeseddel. Vi gemmer status, gyldighedsperiode og produktgrupper fra opslaget sammen med følgesedlen og tidspunktet for kontrollen. Bliver et certifikat suspenderet, trukket tilbage eller udløber det, fejler certifikattjekket på de følgende følgesedler fra den leverandør. Registeroplysningerne holdes adskilt fra claimet på dokumentet, så det er tydeligt, hvad opslaget bekræfter, og hvad det ikke bekræfter.

Send os 30 følgesedler, og se, hvad vi finder.

Hvordan tjekker jeg, om en leverandørs FSC- eller PEFC-certifikat er gyldigt?