CertlyoStart med én levering.
Tag en følgeseddel med et FSC- eller PEFC-claim, og gå dokumentationen igennem, som om en kollega skulle overtage den i morgen. Find først dokumentet, og derefter leverandøren og det certifikat, kontrollen handler om.
Tabellen er en arbejdsliste for indgående leveringer, ikke en komplet liste over certificeringskravene.
| Spørgsmål før audit | Det bør I have klar |
|---|---|
| Hvilken levering blev kontrolleret? | Den originale følgeseddel, datoen og de relevante varelinjer. |
| Hvad byggede kontrollen på? | Leverandørens certifikatoplysninger og det registeropslag, kontrollen brugte. |
| Hvad blev kontrolleret? | Certifikatet, om produktgruppen er dækket, og claimets ordlyd. |
| Hvornår blev kontrollen udført? | Dato og tidspunkt for kontrollen. |
| Hvad mangler stadig? | De åbne punkter, og hvad der skal til for at lukke dem. |
Dagens opslag viser ikke, hvad I vidste dengang.
Slår I leverandøren op i dag, ser I certifikatets status i dag. Det siger intet om, hvad registeret viste, da varerne kom ind. Gem derfor dokumentet, tidspunktet og opslaget sammen.
Det gør Certlyo for hver følgeseddel. I dokumentationseksemplet kan I se den originale følgeseddel ved siden af registeroplysningerne og resultatet af hver kontrol.
Åbn dokumentationseksempletRyd op i de åbne punkter.
Gå de markerede linjer igennem, før auditoren kommer, og find ud af, hvad der mangler. Måske dækker certifikatet ikke produktgruppen, måske er dokumentationen uklar, eller også skal leverandøren spørges.
I vores PEFC-eksempel er leverandørens certifikat gyldigt, men produktgruppen er ikke dækket. Advarslen bliver stående ved dokumentationen, og det gyldige certifikat lukker den ikke.
Følgesedlerne er kun en del af auditten.
En FSC- eller PEFC-audit handler om mere end de indgående dokumenter. Auditoren ser også på jeres procedurer, hvem der har ansvaret for hvad, og resten af sporbarhedssystemet. Certificeringsorganets auditplan og den gældende standard viser, hvad der er med.
Certlyo tager sig af følgesedlerne og dokumentationen for dem. Jeres egne procedurer og certificeringsorganets vurdering kan vi ikke erstatte.
Kilde: FSC Danmark: oversigt over sporbarheds- og ledelsessystemkrav.