Hvad sker der, hvis leverandørens certifikat er udløbet eller suspenderet?

FSC’s sporbarhedsstandard, FSC-STD-40-004 V3-1, siger ikke direkte, hvad I som køber skal gøre med varer fra en leverandør, hvis certifikat er suspenderet. Den kræver, at I regelmæssigt verificerer leverandørens certifikat i FSC’s database (2.2), og at kun berettigede råvarer indgår i jeres FSC-produktgrupper (2.4). Svaret skal findes i reglerne for certificeringsorganerne.

FSC-STD-20-011 V4-3 beskriver certifikatets omfang i sit afsnit om termer og definitioner. Her står, at certificerede produkter, der forlod leverandørens sporbarhedssystem, mens certifikatet var gyldigt, forbliver certificerede, også efter at certifikatet er trukket tilbage eller udløbet. Produkter, der på det tidspunkt endnu ikke havde forladt leverandørens system, mister deres certificerede status med øjeblikkelig virkning. Leveringsdatoen afgør derfor, hvilken side af grænsen en vare er på. Passagen nævner tilbagetrækning og udløb, ikke suspension, og vi har ikke fundet en regel, der fratager allerede leverede varer deres status ved en suspension.

Bliver en virksomheds certificering suspenderet eller trukket tilbage, skal den straks holde op med at afgive claims og sælge mærkede varer. Inden for tre dage skal den skriftligt orientere alle certificerede kunder, der har købt eller bestilt certificerede varer (FSC-STD-20-001 V5-0, clause 4.1.2.1 q). Certificeringsorganet har også tre dage til at opdatere status i databasen (7.11.10).

PEFC ST 2002:2020 kræver, at I klassificerer materialekategorien for hver leverance (5.1.2.2). PEFC-certificeret materiale er træ leveret af en leverandør, der er dækket af et PEFC-anerkendt certifikat (3.24), og et anerkendt certifikat er et gyldigt certifikat (3.31). Ved en suspension skal certificeringsorganet meddele leverandøren, at yderligere brug af PEFC-claims ikke er tilladt (PEFC ST 2003:2020, clause 7.11.1). Standarden siger ikke udtrykkeligt, hvad I gør med varer på lager, så spørg jeres eget certificeringsorgan, hvis I er i tvivl om en konkret leverance.

FSC-STD-20-001 definerer statusværdierne under “Certification status”. En suspended certificering er midlertidigt ugyldig for hele eller dele af omfanget. Terminated betyder, at certificeringsaftalen er opsagt eller annulleret, enten af certificeringsorganet eller af virksomheden selv, og withdrawn, at certificeringen er trukket tilbage. Expired er en certificering, der har nået sin udløbsdato uden at blive fornyet. Valid er en certificering, der ikke er nogen af delene.

Den praktiske forskel er varigheden. En suspension kan vare højst tolv måneder, i begrundede tilfælde atten (FSC-STD-20-001, clause 7.11.9). Er afvigelserne ikke lukket til den tid, skal certificeringen trækkes tilbage. Ophæves suspensionen, kan leverandøren igen afgive claims fra ophævelsesdatoen. Terminated, withdrawn og expired er endelige, indtil leverandøren får et nyt certifikat. Et FSC-certifikat gælder normalt i fem år (FSC-STD-20-011, clause 15.2), så expired betyder, at leverandøren ikke er blevet recertificeret i tide.

PEFC’s database bruger betegnelserne Valid, Expired, Suspended, Withdrawn (non-conformity) og Terminated (voluntary cancellation). Withdrawn skyldes en afvigelse, Terminated leverandørens egen opsigelse. Et PEFC-certifikat gælder i højst fem år (PEFC ST 2003, clause 7.7.6).

1. Find datoen for statusændringen. Den står i certificeringsorganets brev til leverandøren, som skal angive, fra hvilken dato den ændrede status gælder (FSC-STD-20-001, clause 7.11.11 b). Databasen viser den aktuelle status, og et tidsstemplet udtræk viser, hvornår I så den.
2. Del leverancerne op ved den dato. Varer på følgesedler med leveringsdato før ændringen beholder claimet og kan sælges videre med claim. Følgesedler dateret efter ændringen kan ikke bogføres som certificeret råvare, uanset hvad der står på dem.
3. Hold de ramte varer adskilt. Hvor der er risiko for, at ikke-berettiget råvare kommer ind i FSC-produktgrupper, kræver standarden fysisk adskillelse, tidsmæssig adskillelse eller mærkning (FSC-STD-40-004, clause 3.1). Spær varenumrene for salg med claim i ERP-systemet.
4. Ret mængderegnskabet. Tag de ramte leverancer ud af FSC-indgangen (clause 4.2), og ret eventuelle procentberegninger eller kreditkonti (clause 10 og 11).
5. Har I allerede solgt varer videre med claim, skal I skriftligt underrette jeres certificeringsorgan og alle berørte direkte kunder inden for fem arbejdsdage, analysere årsagen og forebygge gentagelse (FSC-STD-40-004, clause 1.8). PEFC kræver tilsvarende, at afvigelsen registreres og følges op med korrigerende handling (PEFC ST 2002, clause 4.8).

Skriv til leverandøren, og bed om tre ting: certificeringsorganets meddelelse om statusændringen med den dato, ændringen gælder fra, en liste over de berørte leverancer til jer og, ved en suspension, en dato for forventet genoprettelse. Bed også om et rettet dokument uden claim for de berørte leverancer, så jeres arkiv stemmer.

Til auditoren skal I kunne fremlægge det tidsstemplede udtræk fra databasen, leverandørens svar, listen over berørte følgesedler med jeres beslutning for hver linje, ændringerne i mængderegnskabet og eventuelle underretninger efter clause 1.8. Gem det i mindst fem år (FSC-STD-40-004, clause 1.1 e, og PEFC ST 2002, clause 4.4.2). Auditoren skal kunne se, at hver FSC-indgang var dækket af et gyldigt certifikat (FSC-STD-20-011, clause 6.1 h).

Ved modtagelsen sammenligner lagermedarbejderen varer og mængder med følgesedlen. Ingen slår certifikatet op, og følgesedlen ser ud, som den plejer, fordi leverandørens skabelon stadig har claim og kode. Leverandørens brev (FSC-STD-20-001, clause 4.1.2.1 q) kommer kun, hvis leverandøren sender det, og det skal også nå frem til den, der tager imod varerne. Typisk ser nogen først statusændringen, når auditoren gør det, som I selv skulle have gjort efter FSC-STD-40-004, clause 2.2.

Så skal historikken rekonstrueres bagud. I skal finde alle følgesedler fra leverandøren i perioden, ofte i flere arkiver og på flere lokationer, og sammenligne hver leveringsdato med ændringsdatoen. Derefter skal I finde de linjer, der blev bogført som certificeret råvare, følge dem til de salgsdokumenter, hvor claimet blev givet videre, og rette mængderegnskabet. Databasen viser kun den aktuelle status. Var leverandøren suspenderet og senere genoprettet, må I derfor hente datoerne hos leverandøren eller certificeringsorganet. Hvor lang tid det tager, afhænger af antallet af følgesedler, lokationer og måneder, og arbejdet foregår under tidspres, mens auditoren venter. Tjekker I status ved hver leverance og dokumenterer det med dato, bliver rekonstruktionen overflødig.

• FSC-STD-40-004 V3-1 EN, Chain of Custody Certification, FSC International, godkendt 14. januar 2021 (PDF)
• FSC-STD-20-001 V5-0 EN, General Requirements for Certification Bodies, FSC International, gældende fra 1. oktober 2025 (PDF)
• FSC-STD-20-011 V4-3 EN, Chain of Custody Evaluations, FSC International (PDF)
• PEFC ST 2002:2020, Chain of Custody of Forest and Tree Based Products, Requirements, PEFC Council, gældende fra 14. februar 2020
• PEFC ST 2003:2020, Requirements for Certification Bodies operating Certification against the PEFC International Chain of Custody Standard, PEFC Council
• FSC Search, FSC’s offentlige certifikatdatabase
• PEFC Find Certified, PEFC’s offentlige certifikatdatabase