Hvad spørger auditoren om ved en FSC- eller PEFC-CoC-audit?

Ved en CoC-audit kontrollerer certificeringsorganet, at jeres sporbarhedssystem (Chain of Custody) lever op til FSC-STD-40-004 V3-1 eller PEFC ST 2002:2020. FSC-organer er akkrediteret af Assurance Services International og arbejder efter FSC-STD-20-001 V5-0 og FSC-STD-20-011 V4-3. PEFC-organer er notificeret af PEFC og arbejder efter PEFC ST 2003:2020.

Den første audit, hos FSC kaldet main evaluation, kommer før certifikatet. Derefter følger overvågningsaudits. Hos FSC er det mindst én gang om året og senest 15 måneder efter den forrige (FSC-STD-20-011, clause 15.1), hos PEFC årligt med en margen på tre måneder (PEFC ST 2003:2020, clause 7.9.1). Et certifikat gælder højst fem år (FSC-STD-20-011, clause 15.2; PEFC ST 2003:2020, clause 7.7.6), og inden det udløber, gennemføres en recertificeringsaudit.

Clause 6.1 i FSC-STD-20-011 beskriver, hvad en FSC-audit indeholder. Auditoren gennemgår ledelsesdokumentation og registreringer, interviewer medarbejdere, inspicerer lokationerne og går indkøbs- og salgsdokumentationen igennem. Auditoren bekræfter også, at FSC-råvaren var dækket af gyldige certifikater og blev leveret med claim og kode, kontrollerer procent- eller kreditberegninger eller følger en stikprøve af udgange tilbage til indgange, og tjekker varemærkebrugen.

For hver leverance, auditoren udtager, skal I kunne lægge følgende frem.

• Leverandørens faktura eller følgeseddel med claim pr. linje og leverandørens certifikatkode (FSC-STD-40-004, clause 2.3 og 5.1; PEFC ST 2002:2020, clause 5.1.1).
• Jeres registrering af leverandørens certifikat, som det så ud på leveringstidspunktet, med status, gyldighed og produktgrupper (FSC clause 2.2; PEFC clause 5.1.2.1 og 4.4.1 a).
• Bekræftelse af, at varetype og mængde stemte med dokumentet, da varerne blev modtaget (FSC clause 2.3 a).
• Posten i mængderegnskabet med leverandørens dokumentnummer, dato, mængde og materialekategori med procent- eller kreditclaim (FSC clause 4.2 a; PEFC clause 4.4.1 b).
• Jeres eget salgsdokument med claim, certifikatkode og kundens navn (FSC clause 5.1; PEFC clause 5.2.1).
• Koblingen mellem indgang og udgang. Under overførselssystemet vises den ved, at udgangen kan spores til en certificeret indgang (FSC-STD-20-011, clause 6.1 i).

• Dokumenterede procedurer og en udpeget ansvarlig (FSC clause 1.1 a til c; PEFC clause 4.2.1 og 4.3).
• Listen over produktgrupper med produkttyper, tilladte claims og arter (FSC clause 8.3; PEFC clause 4.1.2 og 3.30).
• Leverandørlisten med navne, certifikatkoder og leverede materialer (FSC clause 2.1; PEFC clause 4.4.1 a).
• Registreringer af uddannelse for de medarbejdere, der har opgaver i sporbarhedssystemet (FSC clause 1.1 d; PEFC clause 4.5.1).
• Godkendelserne af jeres brug af varemærkerne (FSC-STD-50-001 V2-1, clause 1.5; PEFC ST 2001:2020).
• Procedure og registreringer for ikke-overensstemmende produkter og for klager (FSC clause 1.7 og 1.8; PEFC clause 4.7 og 4.8).
• Politik og selvevaluering for FSC’s grundlæggende arbejdstagerrettigheder og arbejdsmiljø (FSC clause 1.4 til 1.6 og Annex D; PEFC clause 4.10).

• Mængderegnskabet for ind- og udgange pr. produktgruppe (FSC clause 4.2; PEFC clause 4.4.1 b til d).
• Den årlige mængdeopgørelse, der viser, at mængderne solgt med claim stemmer med indkøb, lager og omregningsfaktorer (FSC clause 4.4).
• Procentberegninger og kreditkonti med claimperioder (FSC clause 10 og 11; PEFC clause 6.3 og 6.4).
• Loggen over leverandørverificeringer med datoer (FSC clause 2.2).
• Intern audit mindst én gang om året og ledelsens gennemgang (PEFC clause 4.6.1 og 4.6.2).
• Alle registreringer gemt i mindst fem år (FSC clause 1.1 e; PEFC clause 4.4.2).

Eksemplet er fiktivt. Auditoren vælger en faktura fra Birkely Byggecenter A/S til en tømrermester, dateret 18. september 2026. Den har linjen “Limtræ GL24h, 8 stk., FSC Mix 70%” og Birkelys egen CoC-kode, og auditoren beder om at se, hvor de otte stykker kom fra.

Birkely finder følgeseddel FS-260905-184 fra Fjordholm Træ A/S af 5. september 2026. Her er linje 3 otte stykker limtræ GL24h med claimet FSC Mix 70% og koden NC-COC-084271. Så viser Birkely opslaget på NC-COC-084271 fra modtagelsesdagen med status Valid, gyldighed og produkttypen W9.6 limtræ. I mængderegnskabet står der otte stykker ind og otte ud, og claimet på fakturaen er det samme som på indgangen, sådan som overførselssystemet kræver (FSC-STD-40-004, clause 9.2).

Auditoren kan også gå den anden vej og følge en indgang frem til de salg, den endte i. Arkiverer I altid følgeseddel, opslag og regnskabspost på samme måde, tager en stikprøve få minutter. Ellers kan den tage timer.

1. Leverandøren blev ikke verificeret, eller I kan ikke dokumentere verificeringen for leveringstidspunktet (FSC clause 2.2; PEFC clause 5.1.2.1). Auditoren ser en gyldig status i dag, men ingen registrering fra dengang.
2. En indgang uden claim eller certifikatkode er bogført som certificeret råvare (FSC clause 2.3 og 2.4; PEFC clause 5.1.1 f og g).
3. Jeres eget salgsdokument mangler claim eller certifikatkode, eller claimet er formuleret forkert (FSC clause 5.1; PEFC clause 5.2.1).
4. Mængderegnskabet balancerer ikke, eller den årlige opgørelse mangler, så der er solgt mere med claim, end der er købt (FSC clause 4.2 og 4.4; PEFC clause 4.4.1).
5. Varemærkerne er brugt uden godkendelse eller uden licenskode, for eksempel et logo på fakturaskabelonen uden den krævede sætning (FSC-STD-50-001 V2-1, clause 1.3, 1.5 og 6.2).

Listen bygger på kravene og på det, auditoren skal kontrollere efter FSC-STD-20-011, clause 6.1. Den er ikke en statistik over afvigelser.

FSC skelner mellem mindre og større afvigelser (FSC-STD-20-001, clause 7.4.8). En afvigelse er mindre, når den er midlertidig, usædvanlig eller begrænset i omfang og ikke medfører et grundlæggende svigt i forhold til kravets formål. Den er større, når den alene eller sammen med andre medfører, eller sandsynligvis medfører, et sådant svigt. Det kan være, fordi den er systematisk, har varet længe, rammer en stor del af produktionen eller påvirker FSC-systemets integritet. PEFC ST 2003:2020 har tilsvarende definitioner i clause 3.5 og 3.6.

Hos FSC står fristerne i FSC-STD-20-001, clause 7.4.11 og 7.6.2. Ved en større afvigelse skal korrektion og korrigerende handling være gennemført, før certificeringsorganet træffer sin afgørelse. Efter en overvågningsaudit skal afgørelsen falde inden for seks måneder efter afslutningsmødet. Ved en mindre afvigelse skal korrektionen ske inden afgørelsen og den korrigerende handling senest ved næste overvågningsaudit. Fem eller flere større afvigelser i samme audit fører til indstilling om suspension og suspension inden for ti dage efter afgørelsen (7.6.2 e). Lukker I ikke afvigelserne i tide, skal certificeringen suspenderes senest seks måneder efter afslutningsmødet (7.11.6). En suspension kan højst vare tolv måneder, før certificeringen trækkes tilbage (7.11.9).

Hos PEFC skal større afvigelser fra en overvågningsaudit være rettet og verificeret inden for tre måneder, mindre afvigelser senest ved næste audit (PEFC ST 2003:2020, clause 7.6.4). I bliver ikke recertificeret, før større afvigelser er rettet (7.6.3).

• FSC-STD-40-004 V3-1 EN, Chain of Custody Certification, FSC International, godkendt 14. januar 2021 (PDF)
• FSC-STD-20-001 V5-0 EN, General Requirements for Certification Bodies, FSC International, gældende fra 1. oktober 2025 (PDF)
• FSC-STD-20-011 V4-3 EN, Chain of Custody Evaluations, FSC International (PDF)
• FSC-STD-50-001 V2-1 EN, Requirements for use of the FSC trademarks by certificate holders, FSC International, gældende fra 1. januar 2022 (PDF)
• PEFC ST 2002:2020, Chain of Custody of Forest and Tree Based Products, Requirements, PEFC Council, gældende fra 14. februar 2020
• PEFC ST 2003:2020, Requirements for Certification Bodies operating Certification against the PEFC International Chain of Custody Standard, PEFC Council