Hvad er et mængderegnskab, og hvad skal det indeholde?

Sporbarheden, Chain of Custody eller CoC, hviler på én enkel kontrol. En virksomhed må ikke sælge mere certificeret træ, end den har købt, fratrukket det, der ligger på lager. Et claim som “FSC Mix 70%” på fakturaen eller følgesedlen er kun troværdigt, hvis den mængde, det står på, kan føres tilbage til en tilsvarende mængde købt med claim. Det er den kobling, mængderegnskabet dokumenterer, og derfor er det det første, auditoren beder om efter leverandørlisten.

For en trælast uden produktion er regnskabet enkelt i princippet: ind fra leverandørerne, ud til kunderne og en saldo på lageret, pr. produktgruppe og pr. claim. Det bliver først svært, når enheder blandes, når varer registreres, før den indgående følgeseddel er kontrolleret, eller når regnskabet kun findes som en samlet lagerbeholdning uden claims. Både FSC og PEFC kræver, at regnskabet og de dokumenter, det bygger på, gemmes i mindst fem år (FSC-STD-40-004 clause 1.1 e; PEFC ST 2002 clause 4.4.2).

FSC’s sporbarhedsstandard, FSC-STD-40-004 V3-1, samler kravene i afsnit 4, FSC material and products records. Hvert procestrin, der ændrer mængden, skal have en omregningsfaktor (4.1). Sælger I varerne uændret, er der ingen faktor. Afkorter I limtræ på mål, skal I kunne vise, hvor meget der bliver til vare, og hvor meget der bliver til spild. Selve regnskabet skal være ajourført, i regneark eller i et system, og have tre dele (4.2).

• Indgående varer: leverandørens salgsdokumentnummer, dato, mængder og materialekategori med procent- eller kreditclaim (4.2 a). I praksis er det følgeseddel- eller fakturanummer, dato, antal og for eksempel “FSC Mix 70%”.
• Udgående varer: jeres salgsdokumentnummer, dato, varebeskrivelse, mængder, FSC-claim og claimperiode eller jobordre (4.2 b).
• Procentberegninger og kreditkonti (4.2 c), som kun er relevante, hvis I bruger procent- eller kreditsystemet. Under transfersystemet (clause 9) er der ingen beregning. Claimet føres bare videre.

Har I både FSC- og PEFC-certifikat, må den samme mængde ikke tælles med under begge ordninger (4.3). Noten til clause 4.3 anbefaler ét regnskab, hvor claims for begge ordninger står ved samme post. Clause 4.4 kræver den årlige volumenopgørelse. Den laves pr. produktgruppe, i den enhed I normalt bruger, og for perioden siden sidste opgørelse. Den skal vise, at de udgående mængder med claim stemmer med indgående mængder, lager, claims og omregningsfaktorer. Produktgrupperne er dem, I har defineret på listen efter clause 8.3.

PEFC ST 2002:2020 opregner i clause 4.4.1 de registreringer, I skal have for jeres produktgrupper, og tre af dem angår regnskabet. Litra b) er alle indgående varer med PEFC-claims og de dokumenter, der hører til leverancen, og litra d) alle solgte varer med PEFC-claims og de tilhørende dokumenter. Litra c) er beregningen af certificeret indhold, overførslen af procenten til udgående varer og styringen af kreditkontoen, når det er relevant. Litra a) kræver desuden en leverandørliste med dokumentation for leverandørernes status, for eksempel en udskrift fra PEFC’s hjemmeside.

Hvordan regnskabet føres, afhænger af, hvilken af metoderne i clause 6 I bruger. En produktgruppe skal have én måleenhed eller enheder, der kan regnes om til én (6.1.3). Ved fysisk adskillelse (6.2) er der ingen beregning. Til gengæld skal varer med forskellige materialekategorier og forskelligt certificeret indhold holdes adskilt eller kunne identificeres på alle trin. Blandes de i samme produktgruppe, bliver claimet det laveste certificerede indhold (6.2.2). Ved procentmetoden beregnes det certificerede indhold pr. produktgruppe og claimperiode som certificeret mængde divideret med certificeret mængde plus controlled sources (6.3.2.1). Ved kreditmetoden fører I en kreditkonto, hvor kreditterne højst må stamme fra de seneste 24 måneder (6.4).

Eksemplet er fiktivt. Birkely Byggecenter A/S fører produktgruppen “Limtræ GL24h, FSC Mix” under transfersystemet med kalendermåneden som claimperiode. Både indkøb og salg sker i stk. af samme længde, så enheden er stk., og der er ingen omregning.

Ved audit skal saldoen på 11 stk. kunne genfindes på lageret. Kommer der i samme måned en leverance med “FSC Mix Credit”, får hele periodens udgående varer det laveste claim (clause 9.3 og Table D). Derfor er det enklere at holde varer med forskellige claims i hver sin produktgruppe. En linje, der er markeret til gennemgang, fordi leverandørens certifikat ikke dækker produktgruppen, må ikke bogføres som certificeret, før forholdet er afklaret. Til årsopgørelsen efter clause 4.4 lægger I månederne sammen til ind, ud og lager pr. produktgruppe, og tallene skal stemme.

• Enhederne blandes. Køber I ind i kubikmeter og sælger i løbende meter uden en dokumenteret omregning, kan opgørelsen ikke kontrolleres.
• Varer bogføres som certificerede, før den indgående følgeseddel er kontrolleret. Viser kontrollen bagefter, at claimet manglede eller koden var forkert, skal posten tages ud igen. Er der allerede solgt på den, er der solgt for meget.
• Den årlige opgørelse bliver glemt. Det løbende regnskab findes, men ingen har lagt det sammen pr. produktgruppe, og auditoren skal have opgørelsen, ikke kun råposterne.
• Den samme mængde tælles med under både FSC og PEFC, selv om FSC-STD-40-004 clause 4.3 forbyder det.
• Dokumentnumrene mangler. Uden følgeseddel- og fakturanummer kan auditoren ikke følge en stikprøve fra regnskabet til dokumentet og tilbage.
• Regnskabet findes kun som lagerbeholdning i økonomisystemet uden claim pr. post. Så kan certificerede og ikke-certificerede varer med samme varenummer ikke skilles ad.

• FSC-STD-40-004 V3-1 EN, Chain of Custody Certification, FSC International, godkendt 14. januar 2021 (PDF)
• PEFC ST 2002:2020, Chain of Custody of Forest and Tree Based Products, Requirements, PEFC Council, gældende fra 14. februar 2020
• FSC-STD-20-011 V4-3 EN, Chain of Custody Evaluations, FSC International (PDF)